MATERI PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

A.          Definisi Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian (organizing = pembagian kerja), jadi pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang statis. Pengertian pengorganisasian menurut beberapa pakar sebagai berikut:

1.      Drs. Malayu S.P Hasibuan “Pengorganisasian adalah proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang dipelukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut”.

2.      George R.Terry “Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh keputusan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu”.

3.      Drs. Malayu S.P Hasibuan “ Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu”.

4.      James D. Mooney “Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama”.

5.      Chester I. Barnard “Organisasi adalah suatu sistem kerja sama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih”.

6.      Koonzt & O’Donnel “Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dan dimaksudkan untuk mencapai koordinasi yang sruktural, baik secara vertikal, maupun secara horizontal di antara posisi-posisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan”.

B.           Azas-Azas Organisasi

Untuk terwujudnya suatu organisasi yang baik, efektif, efisien serta sesuai dengan kebutuhan, secara selektif harus didasarkan pada asas-asas (prinsip-prinsip) organisasi yaitu :

1.      Principle of organizational objectives (asas tujuan organisasi)

2.      Principle of unity of objective (asas kesatuan tujuan)

3.      Principle of unity of command (asas kesatuan perintah)

4.      Principle of the span of management (asas rentang kendali)

5.      Principle of delegation of authority (asas pendelegasian wewenang)

6.      Principle of parity of authority and responsibility (asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab)

7.      Principle of  principle of responsibility (asas tanggung jawab)

8.      Principle of departementation (principle of division of work: asas pembagian kerja)

9.      Principle of principle of personel placement (asas penempatan personalia)

10.  Principle of scalar chain (asas jenjang berangkai)

11.  Principle of efficiency (asas efisiensi)

12.  Principle of continuity (asas keseimbangan)

13.  Principle of coordination (asas koordinasi)

C.          Struktur Organisasi

Definisi struktur organisasi menurut beberapa pakar :

1.      The liang gie  “struktur organisasi adalah kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan peranan masing-masing dalam kebulatan kerja sama”.

2.      Drs. Malayu S.P hasibuan “struktur organisasi adalah suatu gambar yang menggambarkan type organisasi, pendepartemenan organisasi kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi”.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi sbb:

1.      Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Dimana struktur mengikuti strategi, strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manajer dan bawahan.

2.      Teknologi yang digunakan. Dimana perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.      Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.

4.      Ukuran organisasi. Dimana besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi.

D.          Rentang Kendali

Kenapa rentang kendali perlu dalam suatu organisasi? Rentang kendali perlu dalam suatu organisasi, karena adanya “limits factor : keterbatasan” manusia, yaitu: keterbatasan waktu, pengetahuan, kemampuan, dan perhatian.

Rentang kendali adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.

Faktor-faktor yang membatasi besar-kecilnya rentang kendali yaitu:

1.      sifat dan terincinya rencana

2.      latihan-latihan dalam perusahaan

3.      posisi pemimpin dalam struktur organisasi

4.      dinamis atau statisnya organisasi

5.      kemampuan dan kecanggihan komunikasi

6.      tipe pekerjaan yang dilakukan

7.      kecakapan dan pengalaman manajer

8.      tingkat kewibawaan dan energi manajer

9.      dedikasi dan partisipasi bawahan

E.           Dasar-dasar Pendepartemen

Apa asas pendepartemenan itu? Asas pendepartemenan adalah mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sama dan berkaitan erat ke dalam suatu unit kerja (bagian). Dasar-dasar pendepartemenan yaitu:

1.      Enterprise function (fungsi-fungsi perusahaan)

2.      Management function (fungsi-fungsi manajemen)

3.      Process product (proses produksi)

4.      Product (dasar produk/ hasil)

5.      Customer (dasar pasar/ langganan)

6.      Territory (dasar wilayah/ tempat)

7.      Time (dasar waktu/shift)

8.      Simple number (dasar jumlah)

9.      combination

10.  matriks

F.           Macam-macam Organisasi

Macam-macam oranisasi yaitu:

1.      berdasarkan proses pembentukannya (Terbagi atas dua yaitu: (1) Organisasi formal (2) Organisasi informal).

2.      berdasarkan kaitan hubungannya dengan pemerintah (Terbagi atas dua yaitu:           (1) Organisasi resmi, (2) Organisasi tidak resmi).

3.      berdasarkan skala (ukuran) besar kecilnya (Terbagi atas tiga yaitu: (1) Organisasi besar, (2) Organisasi sedang, (3) Organisasi kecil).

4.      berdasarkan tujuannya(Terbagi atas dua yaitu: (1) Organisasi social, (2) Organisasi perusahaan).

5.      berdasarkan organization chart/bagan organisasinya (Terbagi atas empat yaitu:            (1) berbentuk segitiga vertikal, (2) berbentuk segitiga horizontal, (3) berbentuk lingkaran dan setengah lingkaran, (4) berbentuk bulat oval).

6.      berdasarkan tipe-tipe / bentuknya (Terbagi atas lima yaitu: (1) Organisasi lini, (2) Organisasi lini dan staf, (3) Organisasi fungsional, (4) Organisasi lini, staf, dan fungsional, (5) Organisasi komite).

G.          Teori Organisasi

Untuk mempelajari perkembangan organisasi dilakukan melalui pendekatan-pendekatan organisasi sbb:

1.      Pendekatan klasik

Pendekatan klasik (tradisional) ini didasarkan pada “teori mesin”. Pendekatan ini memperhatikan pembagian kerja, spesialisasi dan standar dalam mendesain organisasi, sehingga organisasi yang dibentuk dapat efektif dan efisien (efisien dan efektif artinya agar unsur manajemen (6M) berdaya guna dan berhasil guna) untuk mencapai tujuan.

2.      Pendekatan tingkah laku

Pendekatan tingkah laku ini menekankan pentingnya memperhitungkan aspek manusia secara utuh dalam mendesain suatu struktur organisasi. Yang menjadi bahan penelitian utama adalah “tingkah laku manusia” dalam organisasi ; penelitinya adalah para ahli psikologi, sosiologi, dan antropologi yang ingin mengetahui faktor-faktor apa yang membentuk kerja sama manusia dalam mencapai tujuan organisasi.

3.      Pendekatan struktur

Peter E. Drucker (1946) seorang ahli hukum dan wartawan di Jerman dan Austria, yang mana dalam teori organisasinya mencoba menjawab pertanyaan “struktur apakah yang dibutuhkan dan bagaimanakah seharusnya struktur itu dibangun?”. Mengemukakan 3 cara untuk menemukan struktur yang membantu pencapaian tujuan yaitu:

a.       analisis kegiatan

b.      analisis keputusan

c.       analisis hubungan       

Mengemukakan tiga rancangan pembangunan struktur :

a.       struktur itu diorganisasi demi prestasi perusahaan.

b.      struktur itu seharusnya terdiri dari tingkatan-tingkatan manajemen yang jumlahnya sesedikit mungkin.

c.       harus ada peluang untuk pendidikan, pelatihan, dan pengujian manajer puncak masa depan yaitu dengan memberikan tanggung jawab kepada manajer yang masih muda untuk menjabat suatu kedudukan yang bila terjadi kegagalan tidak membahayakan perusahaan.                                 

4.      Pendekatan sistem

Menekankan bahwa organisasi bukanlah suatu “sistem tertutup”, tetapi suatu “sistem terbuka” yang harus berinteraksi dengan lingkungan. Dalam sistem terbuka terdapat dua interaksi yaitu interaksi internal dan interaksi eksternal.

H.          Reogranisasi dan Restrukturisasi Organisasi

Reorganisasi adalah penyusunan kembali suatu organisasi, baik anggaran dasar, anggaran rumah tangganya maupun strukturnya, supaya organisasi itu lebih efektif dalam mencapai tujuan. Reorganisasi dilakukan karena tuntutan internal dan eksternal. Internal  yaitu tuntutan dari dalam organisasi karena semakin maju atau mundur. Eksternal yaitu tuntutan dan dorongan dari luar organisasi.

Restrukturisasi adalah perubahan struktur suatu organisasi baik secara vertikal maupun horizontal, agar lebih efektif membantu tercapainya tujuan. Restrukturisasi ini dilakukan karena struktur organisasi tidak efektif lagi, akibat adanya kemajuan atau kemunduran perusahaan.