KOORDINASI MANAJEMEN

A.          Arti dan Pentingnya Koordinasi Manajemen

Beberapa definisi koordinasi menurut beberapa pakar sebagai berikut:

1.      Koordinasi secara umum adalah suatu kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen (6M) dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi.

2.      E.F.L Brech “ mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri”.

3.      G.R Terry “suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah  dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan”.

Kenapa koordinasi sangat penting?

1.      Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percecokan, dan kekosongan pekerjaan.

2.      Agar orang-orang dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk pencapaian tujuan.

3.      Supaya semua tugas/kegiatan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.

B.           Syarat-syarat Koordinasi

1.      Sense of cooperation (perasaan untuk bekerja sama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.

2.      Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai tujuan.

3.      Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus harga menghargai.

4.      Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

C.          Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar

1.      Hirarki manajerial ; Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2.      Aturan dan prosedur ; Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3.      Rencana dan penetapan tujuan ; Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

D.          Meningkatkan Koordinasi Potensial

1.      Sistem informasi vertikal ; yaitu peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.

2.      Hubungan-hubungan lateral (horizontal) ; ada beberapa hubungan lateral yang dapat dirinci, sbb:

·         Kontak langsung, antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

·         Peranan perhubungan,  yang menangani komunikasi antara departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

·         Panitia dan satuan tugas, panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur.

·         Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh manajer produk/proyek, perlu diciptakan bila suatu produk/jasa khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

·         Peranan perhubungan manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya.

·         Organisasi matriks

E.           Pengurangan Kebutuhan Akan Koordinasi

1.      Penciptaan sumber daya – sumber daya tambahan ; dimana memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

2.      Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri ; dimana teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi.

F.           Penentuan Mekanisme Koordinasi Yang Tepat

Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan  koordinasi. Dapat dilihat dari berapa banyak informasi yang dibutuhkan organisasi untuk melaksanakan operasi-operasinya ? Berapa besar kemampuan pemrosesan informasi?.